MF opublikował kolejny projekt przepisów w zakresie e-fakturowania

Najważniejszą informacją ze strony MF jest utrzymanie dotychczasowego terminu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF tj.

  • od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z drobnymi wyjątkami).

Podatnicy mają więc 9 miesięcy na przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania tj. dokonanie m.in.:

  • integracji systemów  IT,
  • opracowania nowych procesów fakturowania i obiegu dokumentów,
  • testów,
  • szkoleń.

Aktualny harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF

  • Do końca 2026 r.:
    • będzie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
    • nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności – MPP),
    • nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF.
  • W czerwcu 2025 r. MF udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:
    • struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
    • dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego.
  • Od 30 września 2025 r. będzie można testować interfejs programistyczny (API) KSeF 2.0.
  • Od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0., by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu.
  • 1 lutego 2026 r. zostanie udostępniona produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w czasie rzeczywistym.

Nowy tryb offline24

  • MF wychodzi firmom naprzeciw – wprowadza nowy tryb offline24 pozwalający przedsiębiorcom na wystawianie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF i w trybie offline z kodem QR. Wybór tego trybu wystawiania faktur ma być podyktowany specyfiką działalności podatnika.
  • Jednym z warunków stosowania fakturowania w ramach tego trybu jest przesłanie e-faktury niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
  • Przesłanie takiej faktury do KSeF jest niezbędne w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Załączniki do faktur możliwe w ramach KSeF

  • Kolejne usprawnienie systemu to możliwość wysyłania załączników do faktur w ramach KSeF.
  • W ramach schemy struktury logicznej FA(3) dodany zostanie węzeł załącznik. Załączniki do e-faktur będą więc wystawiane w ustrukturowanych formatach. Dane w załączniku będą prezentowane w sposób elastyczny (podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż).
  • Wystawianie załączników do faktur w KSeF będzie możliwe po dokonaniu odpowiedniego zgłoszenia do Szefa KAS.

Firmy zdecydują, czy chcą fakturować w KSeF konsumentów

  • MF potwierdził możliwość fakultatywnego stosowania KSeF do faktur wystawianych na rzecz konsumentów.
  • To podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował, czy wystawia e-fakturę, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że do wystawienia e-faktury dla konsumenta nie będzie wymagana zgoda nabywcy – konsumenta.
  • Jednakże, jak ma to miejsce dotychczas, samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę.
  • Podatnik będzie obowiązany na żądanie konsumenta wydać mu e-fakturę poza KSeF, jak również zapewnić mu odpowiedni dostęp do wystawionej faktury w KSeF.

Samoidentyfikacja nabywcy towarów / usług

  • MF dokonuje również zmian w zakresie danych nabywcy na fakturach ustrukturyzowanych.
  • Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wiąże się z nowym modelem tzw. samoidentyfikacji nabywcy. Mechanizm ten ma na celu przeniesienie części odpowiedzialności za poprawne dane na fakturze z wystawcy na nabywcę. Choć rozwiązanie to upraszcza proces fakturowania dla sprzedających, budzi także liczne kontrowersje.
  • Nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie zobowiązany podawać dla celów wystawienia faktury:
    • numer VAT – gdy będzie zarejestrowanym na potrzeby VAT,
    • numer identyfikacji podatkowej (NIP) – w przypadku, gdy nie będzie zarejestrowany na potrzeby VAT (w tym będzie zwolniony) i jeżeli dokona zakupów na potrzeby działalności gospodarczej i numer ten nabywca będzie posiadał.

Szukasz wsparcia podatkowego w zakresie wdrożenia KSeF ? Zapraszamy do kontaktu.