Jak wdrożyć KSeF, czyli kroki które warto rozważyć

Wdrożenie KSeF to bez wątpienia proces kompleksowy, dotykający wiele sfer danej organizacji. Jedna z nich, wręcz najważniejsza, dotyczy ustalenia (często nowych) procesów dotyczących fakturowania. I pomimo, że same przepisy dotyczące fakturowania nie uległy w głównej mierze zmianie w ustawie o VAT, przygotowanie do KSeF to jednak wielka rewolucja. Można powiedzieć, że nawet podobna trochę do tej, która miała miejsce w 2014 r. Wówczas do ustawy o VAT wprowadzono nowe przepisy kompleksowych regulacji dotyczących faktur (które to przepisy były wcześniej zamieszczone w rozporządzeniu fakturowym),  zmieniono regulacje dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT oraz podstawy opodatkowania.

Obecnie, mając za sobą pierwsze przygotowania do KSeF można również śmiało powiedzieć, że wdrożenie faktur ustrukturyzowanych jest procesem o wiele bardziej wymagającym niż przygotowanie raportowania w ramach JPK (Jednolitych Plików Kontrolnych) a w szczególności obowiązkowego JPK składanego co do zasady co miesiąc JPK_V7M. To proces, który często dotyka bowiem więcej działów w firmie (niż tylko dział IT, czy księgowości/finansowy), jak przy wdrożeniu JPKów.

W ramach wdrożenia KSeF warto mieć na uwadze poniższe kroki:

• Zapoznanie się z nowymi zasadami fakturowania i obiegu faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, które zawsze jest punktem wyjścia do przygotowań do wdrożenia fakturowania elektronicznego.
• Zidentyfikowanie źródeł wystawiania faktur sprzedażowych (w tym różnych kanałów sprzedaży), sposobu procesowania dokumentów sprzedażowych.
• Upewnienie się, czy systemy księgowe zostaną odpowiednio zmodyfikowane (uaktualnione) przez dostawców IT o moduł gwarantujący komunikację z KSeF, czy jednak firma musi we własnym zakresie zadbać o dostarczenie/ przygotowanie odpowiedniego narzędzia.
• Sprawdzenie, jakie dokumenty sprzedażowe są wystawiane klientom. W analizie należy uwzględnić rodzaj dokumentów oraz ich treść (np. dane które są dodatkowo wymagane przez klientów, załączniki).
• Zweryfikowanie danych do schemy – obligatoryjnych, opcjonalnych i fakultatywnych oraz ich dostępności/ kompletności w posiadanych systemach do fakturowania. W ramach schemy przewidziane jest około 300 pól. Nie każde jednak pole musi być wypełnione. Niektóre pola podatnicy mogą jednak chcieć sami uzupełniać (np. ze względów biznesowych, relacji z klientami).
• Dokonanie mapowania danych do odpowiedniego pola faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli wzór schemy nie pozwala na zamieszczenie odpowiednich danych, należy ustalić, w jaki sposób przekazać je klientom w kanale alternatywnym. W tym zakresie może być wymagany kontakt z klientem w celu ustalenia właściwego sposobu przekazywania dodatkowych danych związanych ze sprzedażą.
• Przeanalizowanie sposobu wystawiania faktur i udostępniania ich w KSeF, w szczególności pod kątem braku możliwości wystawiania w KSeF proform, not korygujących, anulowania faktur.
• Zweryfikowanie wewnętrznych procedur dotyczących obiegu dokumentów zakupowych, sposobu akceptacji otrzymywanych w systemie faktur ustrukturyzowanych. Chodzi o to, by uniknąć sytuacji, gdy firma zrobi przelew za niezlecone zakupy (związane np. z wyłudzeniem płatności). Być może należy dać osobom/ działom nowe role w obsłudze KSeF, zmodyfikować ścieżkę akceptacji wydatków, obiegu zleceń zapłaty.
• Ustalenie wewnętrznych procedur awaryjnych na wypadek niedostępności KSeF, czy wewnętrznych problemów technicznych z fakturowaniem.
• Sprawdzenie umów, regulaminów pod kątem np. terminów zapłaty, akceptacji zleceń itp.
• Ustalenie sposobu archiwizowania/ ewidencji w systemach wewnętrznych faktur ustrukturyzowanych, dokumentów sprzedażowych, UPO.
• Ustalenie funkcji poszczególnych osób odpowiedzialnych za fakturowanie, zakresu odpowiedzialności, procesów akceptacji danych na fakturze itp.
• Ustalenie procedur kontrolnych dotyczących stałego/ cyklicznego monitorowania prawidłowości fakturowania w KSeF.

Bez wątpienia poziom zaangażowania w przygotowanie do obligatoryjnego KSeF w ramach tych etapów może być różny w poszczególnych firmach. W szczególności ma na to wpływ wielkość organizacji, istniejących systemów do fakturowania, liczba faktur, sposób ich wystawiania, rodzaj dokumentów sprzedażowych stosowanych w obrocie z kontrahentami, rodzaj branży a nawet relacje z kontrahentami itd.