Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza szereg zmian w sposobie wystawiania i obiegu faktur. Jednym z gorących tematów, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców jest kwestia załączników do faktur. Czy w systemie KSeF będzie możliwość dołączania załączników? Dla jakich branż ma to kluczowe znaczenie? Jak wyglądała dotychczasowa praktyka i podejście Ministerstwa Finansów do tego tematu?
Obecny stan prawny i podejście MF do załączników
W pierwotnej wersji ustawy o obligatoryjnym KSeF nie przewidziano możliwości dołączania załączników do faktur. Ministerstwo Finansów uzasadniało to dążeniem do standaryzacji i uproszczenia systemu. Faktury miały zawierać wyłącznie dane strukturalne, które łatwo poddają się automatycznemu przetwarzaniu.
Ministerstwo argumentowało, że załączniki często zawierają dane, które nie są niezbędne z punktu widzenia podatku VAT, a ich dołączanie mogłoby skomplikować system i zwiększyć jego obciążenie.
Zmiana podejścia w KSeF 2.0
W odpowiedzi na liczne głosy przedsiębiorców, projekt ustawy o KSeF 2.0 wprowadza pewne modyfikacje. Zgodnie z najnowszym projektem, system będzie umożliwiał dołączanie załączników (przesyłanie załączników do KSeF nie będzie jednak obowiązkowe). Przewidziane są jednak pewne ograniczenia.
- Pomimo, że zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, to jednak zgodnie z uzasadnieniem do projektu KSeF rozwiązanie to zostało przewidziane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi. W praktyce więc możliwość stosowania załączników nie będzie dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, a jedynie dla tych branż, gdzie uzasadniają to specyficzne wymogi zawartości załącznika lub praktyki biznesowe. Bez wątpienia więc w tym zakresie bardziej uprzewilejowani mogą się czuć dostawcy mediów (energia, gaz, telekomy), czy dostawcy paliw.
- Załącznik ma stanowić integralną cześć faktury ustrukturyzowanej. Nie będzie więc możliwości załączania dowolnych dokumentów w KSeF.
- Funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikiem będzie dostępna dla użytkowników KSeF po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia (w API KSeF). Weryfikacja zgłoszenia ma być dokonywana w sposób zautomatyzowany. Podyktowane to jest koniecznością ochrony systemu przed potencjalnymi zagrożeniami, w tym wzmożoną aktywnością cyberprzestępczą.
- Możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem będzie odbierana m.in. w przypadku, gdy takie wystawianie i przesyłanie będzie niezgodne z zasadami ustawowymi.
Branże, dla których załączniki są kluczowe
Budownictwo i nieruchomości
W budownictwie powszechną praktyką jest dołączanie do faktur szczegółowych kosztorysów, harmonogramów prac czy protokołów odbioru. Dokumenty te często są obszerne i zawierają dane techniczne, które trudno byłoby uwzględnić w standardowej strukturze faktury KSeF.
Przykład z praktyki: Firma budowlana realizująca kontrakt na budowę osiedla mieszkaniowego wystawia comiesięczne faktury częściowe, do których dołącza kilkunastostronicowe kosztorysy powykonawcze i protokoły zaawansowania prac. Dokumenty te są niezbędne zarówno dla inwestora, jak i dla księgowości obu stron.
Transport i logistyka
W branży transportowej standardowo do faktur dołączane są listy przewozowe, specyfikacje towarów czy potwierdzenia dostawy. Dokumenty te mają nie tylko znaczenie księgowe, ale także stanowią podstawę do rozliczeń między kontrahentami.
Przykład z praktyki: Firma transportowa obsługująca międzynarodowe przewozy dołącza do faktury komplety dokumentów CMR, które potwierdzają dostawę towarów do odbiorcy w innym kraju UE. Jest to istotne nie tylko z punktu widzenia rozliczeń, ale także dla celów udokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowej.
Usługi profesjonalne
Kancelarie prawne, firmy doradcze czy biura projektowe standardowo dołączają do faktur szczegółowe zestawienia wykonanych prac. Mogą to być poufne informacje o charakterze umów o zachowaniu poufności.
Przykład z praktyki: Kancelaria prawna obsługująca dużą korporację dołącza do faktury miesięczne zestawienie czynności prawnych wykonanych przez poszczególnych prawników wraz z czasem pracy. Takie zestawienie może zawierać informacje objęte tajemnicą zawodową.
Medycyna i farmacja
W tych branżach faktury często wymagają dołączenia dokumentów potwierdzających zgodność z wymogami prawnymi, certyfikatów czy specyfikacji produktów.
Przykład z praktyki: Hurtownia farmaceutyczna dołącza do faktur dokumenty potwierdzające autentyczność leków, certyfikaty jakości czy inne dokumenty branżowe.
Praktyczne problemy związane z brakiem załączników
Brak możliwości dołączania załączników w KSeF może prowadzić do konkretnych problemów operacyjnych:
- Konieczność utrzymywania dla załączników równoległego obiegu dokumentów poza systemem KSeF.
- Większe trudności w powiązaniu faktur z odpowiednimi załącznikami.
- Komplikacje w przypadku kontroli podatkowych.
- Wydłużenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów.
Rozwiązania alternatywne
W odpowiedzi na te wyzwania, przedsiębiorcy mogą wypracować kilka rozwiązań alternatywnych:
- Linki do zewnętrznych repozytoriów – w treści faktury umieszczane są odnośniki do dokumentów przechowywanych w bezpiecznych repozytoriach cyfrowych.
- Rozbudowane opisy na fakturach – część informacji, które wcześniej znajdowały się w załącznikach, może być przeniesiona do pól opisowych na fakturze (w tym względzie należy pamiętać, że faktura ustrukturyzowana to nie „studnia bez dna” i zawiera swoje ograniczenia narzucone schemą struktury logicznej).
- Systemy zarządzania dokumentami zintegrowane z KSeF – rozwiązania, które automatycznie łączą faktury z KSeF z odpowiednimi załącznikami przechowywanymi poza systemem.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że kwestia załączników będzie jednym z tematów, które będą rozwijane w kolejnych wersjach systemu KSeF. Możliwe, że w przyszłości pojawią się rozszerzone możliwości w tym zakresie, dostosowane do potrzeb konkretnych branż.
Obecnie trwają konsultacje z przedstawicielami różnych sektorów gospodarki, aby wypracować optymalne rozwiązania, które z jednej strony zapewnią funkcjonalność systemu, a z drugiej odpowiedzą na praktyczne potrzeby przedsiębiorców.
Podsumowanie
Kwestia załączników do faktur w KSeF pokazuje szerszy problem związany z digitalizacją procesów biznesowych – napięcie między dążeniem do standaryzacji a potrzebą elastyczności. O ile standardowe dane fakturowe stosunkowo łatwo poddają się ustrukturyzowaniu, o tyle biznes potrzebuje więcej przestrzeni na elementy niestandardowe, charakterystyczne dla konkretnych branż i relacji biznesowych.
Selektywne podejście do załączników w KSeF 2.0 generalnie wydaje się krokiem w dobrą stronę, ale w praktyce może okazać się niewystarczające dla wielu branż. Szczególnie problematyczne jest to, że decyzja o tym, które branże mogą korzystać z załączników, a które nie, wydaje się, że podejmowana jest odgórnie, bez możliwości elastycznego dostosowania do konkretnych specyficznych potrzeb biznesowych.
W dłuższej perspektywie konieczne będzie wypracowanie bardziej elastycznego modelu, który pozwoli na zachowanie korzyści płynących ze standaryzacji, ale jednocześnie uwzględni różnorodność praktyk biznesowych. Być może rozwiązaniem byłoby umożliwienie dołączania załączników wszystkim przedsiębiorcom, ale z odpowiednimi ograniczeniami technicznymi i proceduralnymi, które zapewnią bezpieczeństwo i efektywność systemu.
Na ten moment przedsiębiorcy z branż, dla których załączniki są kluczowe, powinni aktywnie monitorować rozwój KSeF 2.0 i przygotować alternatywne rozwiązania na wypadek, gdyby ich potrzeby nie zostały w pełni uwzględnione w finalnej wersji systemu.
Zainteresowany tym tematem? Zapraszamy na najbliższe webinarium, gdzie szczegółowo omówimy bieżące tematy dotyczące obligatoryjnego KSeF. Link do zapisów.
