Tempo legislacyjne uchwalania przez Parlament przepisów dotyczących obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dość imponujące, w szczególności biorąc pod uwagę dotychczasową dynamikę prac nad e-fakturowaniem. Aktualnie projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF jest przedmiotem prac w Sejmie i jak wszystko dobrze pójdzie, to trafi do podpisu Prezydenta jeszcze w sierpniu.
Natomiast w codziennych rozmowach z klientami, którzy są już na etapie wdrożenia KSeF narasta niepokój związany z drobiazgami, które mogą przeważyć o ryzykach podatkowych. Jednym z tych detali jest chociażby język, w jakim można wystawiać faktury ustrukturyzowane (XML) oraz wizualizacje faktury ustrukturyzowanej.
Lipcowa interpretacja indywidualna Dyrektora KIS (nr 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA, „Interpretacja”) przynosi pewne wskazówki w tym zakresie.
Podstawy regulacyjne wizualizacji faktury w KSeF
Przypomnijmy: faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF to wyłącznie plik XML, a wszystko, co widzimy jako PDF lub HTML, jest jedynie wizualizacją tego pliku XML.
Co do zasady w aspekcie wizualizacji powinniśmy trzymać się zasady spójności danych i obowiązku oznaczania kodem QR wizualizacji faktur wystawianych poza systemem KSeF. Rozporządzenie wykonawcze określa natomiast techniczne minimum, nie narzuca jednak twardych ram dla samej wizualizacji. Stąd nie dziwią wątpliwości podatników, jak w praktyce ułożyć wewnętrzne procesy dokumentacyjne, by nie narazić się na ich kwestionowanie podczas kontroli. Tym bardziej, że w praktyce to podatnik odpowiada, by wizualizacja „czytelnie i wiernie” odwzorowywała dane z XML. Ministerstwo Finansów pomimo sygnałów z rynku nie zdecydowało się bowiem na wprowadzenie standardowego wzoru wizualizacji faktury ustrukturowanej, który mógłby być jednolity dla wszystkich podatników. Oprócz więc wątpliwości, jakie dane, można zamieszczać na wizualizacji a jakie są wymagane, pojawiają się pytania o język, w którym podatnicy mają prezentować informacje na tym dokumencie.
Jakie podejście przyjął organ interpretacyjny?
We wskazanej Interpretacji, organ podkreślił, że KSeF jest systemem teleinformatycznym, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych), prowadzonym i udostępnianym przez organ podatkowy, którego językiem urzędowym jest język polski. Jednak obowiązek stosowania języka urzędowego przez organ podatkowy obsługujący KSeF nie przekłada się bezpośrednio na podmioty korzystające z tego systemu (czyli podatników).
Oznacza to, że przepisy ustawy o języku polskim nakładają na wystawcę faktury ustrukturyzowanej i wizualizacji, wyraźny obowiązek sporządzenia jej w języku polskim tylko w przypadku dokumentowania czynności z polskim konsumentem, a także w przypadku czynności dokonywanych przez jednostki prawa publicznego. Natomiast faktury wystawiane na rzecz polskich podmiotów gospodarczych oraz podmiotów gospodarczych lub konsumentów mających miejsce zamieszkania czy siedzibę poza terytorium kraju nie muszą spełniać tego wymogu.
Co interesujące na gruncie omawianej Interpretacji to to, że przy wystawianiu wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby „informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu”.
Organ wskazał, że „Przekazywana nabywcy wizualizacja musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur. Oznacza to, że mogą Państwo wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF. Warto podkreślić, że w przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku xml) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji.„
Znaczenie Interpretacji dla biznesu
To ostatnie sformułowania z perspektywy zespołów wdrożeniowych może być moim zdaniem niepokojące. W praktyce bowiem powstają często pytania, jak wiele informacji i jakich można dopisywać na wizualizacji, żeby nie narazić się na zarzuty ze strony kontrolujących.
Nowa interpretacja Dyrektora KIS daje wskazówki na gruncie języka i czytelności wizualizacji w KSeF, ale nie daje gotowego przepisu na każdą sytuację. Ostateczna odpowiedzialność za spójność danych i czytelność wizualizacji spoczywa bowiem na podatniku – warto więc ustalić z kontrahentami preferowane formaty, komunikować praktykę i edukować zespoły księgowe.
Masz wątpliwości, jak przygotować firmę na KSeF? Chcesz skonsultować wizualizację lub inne detale wdrożenia? Skontaktuj się z Zespołem Quidea.
