Już od lutego 2026 r. zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dotyczyć on będzie wszystkich podatników VAT, również zwolnionych. W praktyce oznacza to, że nowe obowiązki mogą pojawić się także po stronie osób prywatnie wynajmujących mieszkania, które zazwyczaj nie zdają sobie sprawy ze swojego statusu podatnika VAT.

Wynajmujący jako podatnik VAT 

Wbrew obiegowym opiniom, osoba wynajmująca mieszkanie (także prywatnie, poza działalnością gospodarczą) jest podatnikiem VAT.

• Wynajem na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia przedmiotowego – art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT
• Wynajem na cele inne niż mieszkaniowe (np. biuro) podlega VAT, ale może korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotu do 200 tys. rocznie, a od 2026 r. – 240 tys. zł).

Do tej pory wynajmujący stosujący zwolnienie VAT nie mieli praktycznie żadnych obowiązków w VAT. To się zmieni wraz z wejściem KSeF.

Wystawianie faktur po wejściu w życie KSeF

Choć zwolnienie w VAT oznacza brak obowiązku rutynowego wystawiania faktur, to na żądanie najemcy wynajmujący może być zobowiązany wystawić fakturę.

Co do zasady od lutego 2026 r. taka faktura będzie mogła zostać wystawiona wyłącznie poprzez KSeF, chyba że wynajmujący będzie mógł skorzystać z odroczenia obowiązku fakturowania w KSeF w związku z niewielką sprzedażą (do 10 tys. zł miesięcznie z VAT). A to oznacza, że wynajmujący, który będzie musiał wystawiać fakturę, będzie również musiał posiadać NIP.

Odbieranie faktur w KSeF – np. za media

Druga perspektywa dotyczy odbioru faktur, np. od dostawców energii, gazu czy telekomunikacji.

• Co do zasady, sprzedawcy od lutego 2026 r. będą wystawiać faktury w KSeF
• Wynajmujący, który poda swój NIP, faktury takie odbierze w KSeF
• Wynajmujący bez NIP nadal otrzyma faktury – tyle że poza KSeF (np. tak jak dotychczas: w systemie online operatora, mailem czy w wersji papierowej w zależności od uzgodnień biznesowych)

W praktyce więc brak NIP nie zablokuje w tym wypadku dostępu do faktur.

Czy brak NIP oznacza sankcje?

Co do zasady podatnik VAT powinien posługiwać się NIP. Jednak ustawa o VAT nie przewiduje sankcji wobec nabywcy, który nie poda NIP, a faktura zostanie mu udostępniona poza KSeF.

Można więc powiedzieć, że uzyskanie NIP nie jest wprost z perspektywy VAT obowiązkiem sankcjonowanym, ale stanie się konieczne dla tych właścicieli mieszkań, którzy wystawiają faktury lub chcą odbierać je w KSeF.

Masz wątpliwości, czy KSeF obejmie także Ciebie jako właściciela wynajmowanej nieruchomości? Skontaktuj się z ekspertami Quidea – pomożemy przeanalizować Twoją sytuację.

Jeżeli natomiast masz ochotę poczytać więcej o KSeF w aspekcie wynajmujących zapraszamy do zapoznania się z artykułem w Business Insider i wypowiedzią Magdaleny Jaworskiej.