Wielu z nas myśli o KSeF głównie w kategoriach podatkowych i księgowych, co jest naturalne, biorąc pod uwagę jego fundamentalny wpływ na proces fakturowania. Jednakże KSeF dotknie bardzo wielu obszarów działalności przedsiębiorstwa, wykraczając daleko poza działy księgowości czy finansów. Zmiany będą dotyczyć, w różnym zakresie i z różną intensywnością w zależności od specyfiki danej firmy, również:

• Działów IT – w kontekście zabezpieczania tokenów autoryzacyjnych, zapewnienia ciągłości dostępu do KSeF oraz przygotowania samego systemu obsługi e-faktur i łączenia się z KSeF;
• Działów operacyjnych i HR – przykładowo w obszarze rozliczania wydatków pracowniczych i delegacji, co wymaga przemyślenia nowych procesów i wytycznych dotyczących obiegu i odbioru dokumentów zakupowych;
• Działów prawnych i compliance – w związku z kwestiami ochrony danych osobowych (RODO), które mogą znaleźć się na fakturach ustrukturyzowanych (np. dane konsumentów czy pracowników), oraz koniecznością przejrzenia umów pod kątem np. nowych wymogów wystawiania i odbierania dokumentów handlowych w umowach dotyczących świadczenia usług czy dostawy towarów, liczenia terminów, zabezpieczenia sytuacji awaryjnych związanych z procesami IT w umowach typu SLA z dostawcami usług IT związanych z KSeF, biurami księgowymi, firmami outsourcingowymi;
• Działów handlowych i zakupowych – ze względu na zmiany w sposobie wystawiania i odbierania faktur, w tym faktur z załącznikami, a także konieczność badania statusu kontrahenta i dochowania należytej staranności (np. czy jest konsumentem lub ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce);
• Zarządzania i kontrolingu – z uwagi na wpływ KSeF na terminy płatności (dane te również będą dostępne dla innych organów jak UOKiK) oraz zwiększone analityczne możliwości organów kontrolnych, wymagające utrzymania wysokich standardów dokumentacji i rozliczeń firmowych.

Oto lista szczegółowych pytań i odpowiedzi, które mogą pomóc zidentyfikować kluczowe obszary i ryzyka do zaadresowania w firmie w związku z wdrożeniem KSeF.

Od kiedy KSeF staje się obowiązkowy i czy dotyczy wszystkich firm jednocześnie?

KSeF będzie wprowadzany etapami, a kluczowe daty to 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów (o obrotach powyżej 200 milionów zł za 2024 rok) oraz 1 kwietnia 2026 roku dla większości pozostałych firm. Ważne jest jednak, że już od 1 lutego 2026 roku co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą musieli być przygotowani na odbiór faktur w KSeF, niezależnie od tego, czy sami są objęci obowiązkiem wystawiania faktur przez KSeF od tego terminu. Wynika to z faktu, że ich kontrahenci mogą już wystawiać faktury ustrukturyzowane, gdyż będą dużymi podmiotami, na których ciąży obowiązek e-fakturowania już od 1 lutego 2026 roku.

Czy faktury otrzymane poza KSeF, gdy podatnik zamiast otrzymać e-fakturę w KSeF dostanie jej PDF  będą dawać prawo do odliczenia VAT?

Zasadniczo tak – faktura wystawiona poza KSeF, która powinna być wystawiona jako ustrukturyzowana, nadal powinna dawać prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem, że dokumentuje rzeczywiście przeprowadzoną transakcję pomiędzy podatnikami. Dotychczas organy podatkowe potwierdzały takie prawo w wydawanych indywidulanych interpretacjach podatkowych.

Jak KSeF wpłynie na weryfikację faktur zakupowych i ryzyko wyłudzeń?

KSeF będzie przekazywał faktury do odbiorców na podstawie numeru NIP. Stwarza to ryzyko, że do firmy mogą trafić faktury, które nie odzwierciedlają realnych transakcji zakupowych. Z tego powodu kluczowe jest posiadanie odpowiednich narzędzi weryfikacyjnych, aby sprawdzić, czy faktura otrzymana przez KSeF jest merytorycznie poprawna i czy firma faktycznie nabyła dany towar lub usługę. Wzrost ryzyka wyłudzeń płatności jest szczególnie istotny w początkowym okresie funkcjonowania systemu, zwłaszcza w firmach o rozbudowanych strukturach.

Co z załącznikami do faktur w KSeF? Czy można przesyłać dane biznesowe?

KSeF umożliwia przesyłanie załączników do faktur, ale muszą one mieć postać ustrukturyzowaną i być integralną częścią faktury. Mogą zawierać jedynie informacje ściśle związane z dostawą, takie jak ceny jednostkowe, ilość czy liczba towarów. Dane biznesowe czy marketingowe nie będą mogły być przesyłane w załącznikach do KSeF. Ministerstwo Finansów będzie kontrolować treść załączników, a niezgodność może skutkować cofnięciem zgody na ich przesyłanie. Firmy muszą zatem przemyśleć, jak komunikować te „niestrukturyzowane” dane biznesowe z kontrahentami poza KSeF.

Jak zmienia się ustalanie daty wystawienia e-faktury w KSeF i jakie są konsekwencje trybu offline24?

Początkowo zakładano, że datą wystawienia faktury będzie co do zasady tylko data jej przesłania do KSeF. Obecnie, w związku z wprowadzeniem trybu offline24, datą wystawienia e-faktury (faktury ustrukturyzowanej) ma być data wskazana w polu P_1 na obrazie faktury, pod warunkiem, że faktura zostanie wysłana do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.  Ta zmiana związana z trybem offline24 może wymagać przemodelowania procesów wystawiania faktur, a także budzi wątpliwości dotyczące alternatywnych form wysyłki faktur w transakcjach z kontrahentami.

Jak KSeF wpływa na kwestie związane z RODO i danymi osobowymi?

Prezes UODO zgłosił wątpliwości co do zgodności założeń KSeF z RODO, zwłaszcza w kontekście danych konsumenckich na fakturach ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów twierdzi, że dane te będą chronione i wykorzystywane wyłącznie do celów analitycznych. Jednakże, pojawia się pytanie, czy firmy będą musiały uzyskiwać dodatkowe zgody od konsumentów lub pracowników na przetwarzanie ich danych w celu wystawienia faktury w KSeF. Mimo stanowiska Ministerstwa Finansów, zaleca się jednak konsultację tej kwestii z prawnikami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych.

Jakie są wyzwania związane z rozliczaniem wydatków pracowniczych w KSeF?

Rozliczanie wydatków pracowniczych (np. paliwo, hotele w delegacjach) staje się skomplikowane w kontekście KSeF. Pracownicy będą mogli komunikować sprzedawcom, aby ich dane znalazły się w odpowiednim polu faktury ustrukturyzowanej (jako podmiot trzeci). Firmy obawiają się jednak manualnego wyłuskiwania faktur pracowniczych z KSeF, ich weryfikacji i ryzyka dublowania danych. Chociaż Ministerstwo Finansów dodało pole na dane pracownika, w praktyce może to generować duże zamieszanie i wymagać nowych rozwiązań organizacyjnych. Dlatego opracowujemy z naszymi klientami różne indywidualne rozwiązania dotyczące rozliczenia wydatków pracowniczych w nowej rzeczywistości e-fakturowania.

Jakie kary grożą za niezgodność z przepisami KSeF i na co firmy powinny szczególnie zwrócić uwagę?

Ustawa KSeF przewiduje znaczące kary za niedostarczenie do KSeF faktury na czas, niewystawienie jej w odpowiedniej formie lub strukturze. Kary te mogą wynosić nawet 100% kwoty podatku na fakturze, a jeśli brak kwoty podatku, to 18,7% wartości faktury. Odpowiedzialność karna skarbowa za niewystawienie faktury przez KSeF jest odroczona, ale same kary za błędne lub nierzetelne wystawianie faktur na gruncie KKS nadal obowiązują. Firmy muszą szczególnie pilnować terminów wystawiania i przesyłania faktur, dbać o poprawność danych, odpowiednie zabezpieczenie dostępu do KSeF oraz opracować procedury awaryjne na wypadek niedostępności systemu. KSeF pozwoli organom na automatyczną i szybką analizę danych, co bez wątpienia wymaga od firm podniesienia standardów dokumentacji i rozliczeń. W aspekcie KSeF wątek z dochowaniem należytej staranności pracowniczej w fakturowaniu nabiera nowego wymiaru i wymaga szczególnego nadzoru (wyrok C-442/22 TSUE dotyczący odpowiedzialności firmy za puste faktury w związku z działaniem pracownika, który wystawiał fałszywe faktury bez wiedzy pracodawcy).

Zainteresowany tym tematem? Jeśli chcesz porozmawiać o KSeF to zapraszamy do kontaktu.