Ministerstwo Finansów zapowiadając obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur od (1 lutego/1 kwietnia 2026 r.*) w odświeżonej wersji tzw. opublikowało również mapę drogową wskazującą kolejne etapy wdrożenia KSeF 2.0.
Pierwszym krokiem na mapie drogowej KSeF 2.0 jest publikacja w czerwcu 2025 r. docelowej struktury logicznej dla faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(3), która miałaby zastąpić od 1 lutego 2026 r. obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2). Przy czym, już obecnie można zapoznać się z pierwszą koncepcją docelowej wersji faktury ustrukturyzowanej, bowiem w Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję struktury logicznej FA(3).
Co się zmieni w wersji FA(3) e-faktury?
I. Załącznik
Wydaje się, że najistotniejszą zmianą jaka została wprowadzona do struktury logicznej FA(3) w stosunku do FA(2) jest dodanie nowego elementu w postaci załącznika, który będzie stanowił integralną część faktury ustrukturyzowanej, o czym pisaliśmy tutaj. Załącznik będzie umożliwiał podawanie dodatkowych danych FA(3) w podziale na tzw. bloki danych, na które będą składały się mniejsze pola typowo opisowe oraz tabele (z maksymalnie 20 kolumnami w jednej tabeli). Co istotne załącznik będzie mógł zawierać do 1000 takich bloków danych – z takim samym ograniczeniem w stosunku do ilości tabel w ramach jednego bloku danych (tj. maks. 1000) oraz z limitem 10 pól zawierających część tekstową (z maksymalną ilością 512 znaków).
II. Nowe znacznik dla wydatków pracowniczych
Ponadto robocza wersja struktury FA(3) przewiduje możliwość zamieszczenia na fakturze informacji o podmiocie trzecim (tzn. innym niż dostawca i nabywca, ale który jest związany z daną fakturą) z oznaczeniem go jako Pracownik (tj. odpowiednio rola 11 w strukturze logicznej). Intencją tego rozwiązania, jest usprawnienie rozliczania tzw. wydatków pracowniczych (gdy np. pracownik firmy dokonuje zakupu towaru lub usługi w imieniu swojego pracodawcy). Takie rozwiązanie powinno umożliwić łatwiejszą identyfikację faktury dokumentującej wydatek pracowniczy.
Należy przy tym pamiętać, że zamieszczenie danych np. o podmiocie trzecim w roli pracownika będzie uzależnione od podmiotu wystawiającego fakturę, a więc w praktyce może się okazać, że faktury dokumentujące wydatki pracownicze nie zawsze będą zawierały stosowne oznaczenie. W związku z czym konieczne może być zbudowanie odpowiednich procesów ułatwiających identyfikację takich faktur.
III. Termin płatności
Dotychczas jedyną możliwością jaka była przewidziana w strukturze FA(2), jeśli chodzi o określenie terminu płatności było wskazanie konkretnej daty. W tym zakresie, robocza struktura logiczna faktury FA(3) dodaje alternatywny sposób w jaki będzie możliwe określenie terminu płatności, tj. formę opisową np. 14 dni od dnia wystawienia faktury.
IV. Rozszerzenie katalogu stawek
W roboczej strukturze logicznej FA(3) rozszerzono katalog stawek, poprzez rozbicie stawki 0% na trzy rodzaje, a mianowicie:
- „0 KR” – w przypadku stosowania stawki 0% dla sprzedaży towarów i świadczenia usług na terytorium kraju (z wyłączeniem WDT i eksportu);
- „0 WDT” – w przypadku stosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- „0 EX” – w przypadku stawki 0% dla eksportu towarów;
Podobnie oznaczenie przeznaczone dla transakcji niepodlejących opodatkowaniu „np” w FA(2) zostało rozbite na dwa rodzaje:
- „np I” – mające zastosowanie w przypadku niepodlegających opodatkowaniu dostaw towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju, z wyłączeniem transakcji, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT oraz OSS,
- „np II” – mające zastosowanie w przypadku niepodlegającego opodatkowaniu na terytorium kraju, świadczenia usług o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy.
V. Pozostałe zmiany
Wśród zmian jakie wprowadzono w strukturze logicznej FA(3) w porównaniu do FA(2) można wymienić też:
- Dodanie możliwości podawania w numerze rachunku bankowego znaków specjalnych oraz maksymalną ilość znaków, jakie można podać dla tego numeru (maks. 34 znaki).
- Dodanie pola umożliwiającego podawanie linku do płatności generowanego przez operatora płatniczego.
- Dodanie pola umożliwiającego podawanie identyfikatora płatności KSeF generowanego przez operatora płatniczego.
- Rozbudowanie elementu odnoszącego się do płatności częściowej (ZaplataCzesciowa) w taki sposób, aby było możliwe określenie formy płatności dla każdej z częściowych płatności np. pierwsza płatność częściowa 500 PLN przelewem i kolejna płatność częściowa 200 PLN kartą.
- Likwidacja obowiązku podawania adresu podmiotu trzeciego wskazywanego na fakturze (tj. elementu Adres w ramach głównego elementu Podmiot3).
- Wprowadzenie ograniczenia liczby wystąpień danych faktury korygowanej. Wersja struktury logicznej FA(2) nie przewidywała ograniczeń w tym zakresie, natomiast w roboczej wersji FA(3) zastosowano ograniczenie do 50 000 elementów zawierających dane faktury korygowanej.
- Wprowadzenie możliwość podawania znaków specjalnych dla identyfikatora podatkowego innego innego niż NIP oraz NrVatUE (tj. NrID).
- Dodanie w danych nabywcy (tj. elemencie Podmiot2) dwóch nowych pól służących oznaczaniu sytuacji, w których faktura będzie dotyczyła jednostki podrzędnej JST (pole: JST) lub członka grupy VAT (pole: GV). Co istotne będą to pola obowiązkowo wypełniane, poprzez wskazanie czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST / członka grupy VAT czy też nie.
- Dla pól dedykowanych: nazwie (rodzajowi) towaru lub usługi (tj. pola P_7 i P_7Z) zwiększono maksymalny limit znaków do 512 (z 256).
Zainteresowany tym tematem? Jeśli chcesz porozmawiać o wsparciu w zakresie mapowania faktur na nową strukturę logiczną FA(3) to zapraszamy do kontaktu.
