KSeF news: Co się zmieniło po Sejmie, a co niestety pozostało?

Po miesiącach prac nad zmianą ustawy wprowadzającej obligatoryjny Krajowy System e-Faktur w nowej wersji (tj. KSeF 2.0) z rundami konsultacji w tle, proces legislacyjny wydaje się zmierzać ku końcowi, bowiem 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzająca KSeF 2.0, a teraz ustawa trafiła do Senatu, gdzie 30 lipca 2025 r. na Komisji Budżetu i Finansów Publicznych zgłoszono trzy poprawki redakcyjne.

Z perspektywy podatników VAT oznacza to, że część z nich już od 1 lutego 2026 r. zacznie wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej i będzie je przesyłać kontrahentom poprzez KSeF. Natomiast ci podatnicy, którzy nie zostaną objęci obowiązkiem wystawiania e-faktur w pierwszej fazie (01/02/2026) będą musieli przygotować się na odbieranie tych e-faktur z KSeF. Zatem, daje to zaledwie kilka miesięcy na prace wdrożeniowe w firmie.

Co się zmieniło?

Pomimo, że przepisy projektu ustawy wprowadzającej KSeF 2.0 wzbudzały (i nadal wzbudzają) wątpliwości to prace sejmowe przyniosły w zasadzie wyłącznie poprawki o charakterze redakcyjnym / doprecyzowującym. Jedyną wartą odnotowania poprawką, jaka została wprowadzona na etapie prac sejmowych w ustawie dot. KSeF 2.0 jest ta w zakresie zmiany horyzontu czasowego na jaki będzie wydawane potwierdzenie upoważniające do wystawiania faktur z załącznikiem. Pierwotnie pozwolenie to miało być wydawane przez Szefa KAS na czas określony, zaś po zmianie będzie ono wydawane bezterminowo (co nie oznacza możliwości utraty wystawiania e-faktur z załącznikiem).

A czego zabrakło?

Spośród kwestii, które stosunkowo łatwo można było zmienić w ramach KSeF 2.0 – było wydłużenie terminu na dosłanie e-faktury do KSeF, która została wystawiona w trybie offline24. Niestety, dwie poprawki przewidujące odpowiednio 3-dniowy i 5-dniowy tryb offline, które wpłynęły w toku prac Sejmu zostały odrzucone. A zatem, w trybie offline podatnicy będą mieli tylko następny dzień roboczy po wystawieniu faktury na jej dosłanie do KSeF, niezależnie od tego co jest przyczyną nieprzesłania faktury na bieżąco do KSeF np. problemy z połączeniem z Internetem.

Kolejną kwestią, która mogła zostać doprecyzowana był moment uznania faktury ustrukturyzowanej za wystawioną. Dotychczasowa logika działania KSeF (1.0) opierała się bowiem na takim założeniu, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (jest art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Niemniej, wprowadzenie w projekcie ustawy wprowadzającej KSeF tzw. trybu offline24 – choć nie wywraca zupełnie tej logiki – to sprawia, że ww. regulacja staje się zbędna. Mając na uwadze, że w ramach trybu offline24 za datę wystawienia faktury uznaję się „techniczną” datę wystawienia wskazaną na e-fakturze w polu P_1 struktury logicznej, to też w sytuacji kiedy data przesłania e-faktury do KSeF pokrywa się z datą wystawienia z pola P_1 nie ma możliwości, aby uznać za datę wystawienia innej daty niż ta z pola P_1.

Inną i dużo istotniejszą kwestią, jest brak powiązania przepisów obecnej ustawy o VAT z trybem offline24 i sankcjami za nieprzesłanie e-faktury do KSeF następnego dnia roboczego. Może się bowiem okazać, że ustawa o VAT będzie zezwalała podatnikom tylko pozornie (a bynajmniej nie bez sankcji) na wystawianie faktury nie później niż 15 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym m.in. dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Taka sytuacja może mieć miejsce, kiedy podatnik będzie wystawiał faktury w swoim systemie na przestrzeni danego miesiąca za np. zrealizowane dostawy, nadając tym fakturom datę wystawienia w polu P_1, a prześle je do KSeF 15 dnia miesiąca następnego – co nie jest obecnie rzadką praktyką.

Wtedy okaże się, że podatnik ten nie tylko wszedł automatycznie w tryb offline24 (gdyż data przesłania faktur do KSeF będzie późniejsza niż pole  P_1), ale co gorsza naruszył obowiązek przesłania offline’owej e-faktury do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. A to z kolei będzie się wiązało z ryzykiem kary pieniężnej w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na każdej z faktur, które zostały nieterminowo dosłane do KSeF.

Obszarem, który również wiąże się z trybem offline24 oraz którego zmianę można było jakkolwiek rozważyć, jest sposób przekazywania faktury wystawionej w trybie offline24 w relacjach między polskimi podatnikami VAT. W tym zakresie ustawa wprowadzająca KSeF 2.0 – uchwalona przez sejm zakłada, że e-faktura offline jest otrzymywana wyłącznie przez nabywcę przy użyciu KSeF.

W związku z czym, patrząc wyłącznie z poziomu przepisów dotyczących KSeF 2.0 wydaje się, że polski podatnik VAT nie będzie miał możliwości uzyskania faktury wystawionej w trybie offline przed jej przesłaniem do KSeF przez sprzedawcę – co zaprzecza istocie trybu offline24, który miał służyć temu, aby nabywca mógł otrzymywać e-faktury bez opóźnień/niedogodności związanych z Krajowym Systemem e-Faktur.

Końcowo należy zaznaczyć, że wszystkie wyżej wymienione kwestie są tylko kilkoma spośród innych problematycznych związanych z praktycznym wdrożeniem KSeF.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy w przygotowaniu firmy w zakresie KSeF, to zapraszamy do kontaktu.