Anulowanie faktur – jak jest obecnie, a jak będzie w KSeF?

Obowiązująca praktyka podatkowa przewiduje kilka sposobów poprawienia błędnie wystawionych faktur.  Mamy bowiem możliwość wystawienia faktury korygującej, noty korygującej, czy anulowania faktury.

Ten ostatni sposób nie jest uregulowany w ustawie o VAT. Jednak w praktyce biznesowej anulowanie faktury jest powszechnie stosowane i akceptowane przez organy podatkowe.

Anulowanie faktury to więc pojęcie umowne. Przyjmuje się, że muszą być jednak spełnione łącznie dwa warunki:

– nie doszło do wykonania usługi czy dostawy towarów oraz

– faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego

Co do kwestii „wprowadzenia do obrotu prawnego faktury” można w praktyce wyróżnić kilka sytuacji:

– faktura nie została wysłana do kontrahenta (np. poprzez błąd wewnętrzny w naszym systemie księgowym zostały wystawione faktury, których nie wysłaliśmy do kontrahenta – zorientowaliśmy się, że nie doszło do transakcji i faktura nie powinna zostać wystawiona) albo

– faktura została wysłana do kontrahenta, ale nie została przez niego odebrana (np. przesyłka z fakturą zaginęła) albo

– faktura została wysłana i doręczona skutecznie klientowi, ale zgłosił on, że jej nie przyjmie (i została odesłana przez kontrahenta).

Wszystkie z powyższych sytuacji skutkują tym, że ani dostawca (usługodawca), ani nabywca nie uwzględniają takich faktur w rozliczeniach VAT. Takie podejście eliminuje ryzyko, że sprzedawca nie deklaruje (nie płaci) podatku wynikającego z faktury, podczas gdy nabywca dokonałby odliczenia VAT.

Niemniej ostatni z opisanych trzech punktów jest najbardziej ciekawy.  W tym przypadku faktura została wystawiona i dostarczona skutecznie do klienta. Klient więc mógł się z nią zapoznać. Jednak zgłasza nam, że jej nie przyjmuje (i odsyła ją) oraz nie uwzględnia w swoich rozliczeniach VAT.  Co do takiej sytuacji praktyka podatkowa jest jednak nadal różna.

Praktyka podatkowa przy anulowaniu faktur

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 22 stycznia 2019 r. (0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK) organ podatkowy uznał, że anulowanie błędnie wystawionych faktur elektronicznych wysłanych do klienta (pomimo tego, że nie zostały one przez niego rozliczone / ujęte dla celów VAT i klient jasno to oświadczył) nie jest możliwe. Jedyną drogą ich „naprawy”  jest wystawienie faktur korygujących.

W przeciwnym wypadku, podatnikowi grozi zastosowanie przepisu sankcyjnego art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi samoistną podstawę do zapłaty wykazanego na fakturze podatku.

Na szczęście, w orzecznictwie sądów administracyjnych spotykamy się również z innym podejściem. Wynika z niego, że nie można wprowadzenia faktury do obrotu utożsamiać tylko z faktem doręczenia jej kontrahentowi. Nie sposób bowiem przyjąć, że faktura zaistniała w obrocie prawnym w sytuacji, gdy kontrahent odmówił jej przyjęcia i doręczony mu dokument zwrócił (wyrok WSA w Warszawie, sygn. III SA/Wa 2076/09; wyrok WSA w Gliwicach, sygn. I SA/Gl 1175/20).

Jak anulowanie faktur funkcjonuje w KSeF?

W aspekcie faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF należy odróżnić dwie sytuacje.

Faktura, która została odrzucona przez KSeF (z powodów jej niezgodności ze schemą lub wprowadzenia jej do systemu przez osobę nieuprawnioną) nie jest uznawana za wystawioną. Tym samym nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system, to do decyzji samego podatnika należy, czy chce ją poprawić i wysłać ponownie do klienta poprzez KSeF.

Natomiast faktury, które zostały wysłane skutecznie do KSeF (wystawione) nie będą mogły zostać już anulowane. Jest to więc istotna różnica, na którą podatnicy musza się przygotować przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Od strony prawnej jest to również spójne z regulacją z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego. Tym samym podatnik, który chciałby „usunąć” z obiegu prawnego fakturę wysłaną do KSeF powinien rozważyć możliwość jej skorygowania (wystawienia faktury korygującej).

Na co zwrócić uwagę po wdrożeniu KSeF?

Fakturowanie w ramach KSeF wymusza na podatnikach dopełnienie szczególnej staranności przy obiegu informacji dotyczących danych potrzebnych przy wystawianiu faktur oraz przy samym fakturowaniu. Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF kontrolujący będą widzieć, i to w czasie rzeczywistym, wszystkie „usunięte” z obrotu faktury.

Warto o tym pamiętać, gdyż zwiększone możliwości analityczne organów podatkowych dzięki wprowadzeniu obowiązkowego KSeF to już prosta droga do identyfikowania na większą skalę nieprawidłowości i kwestionowania rozliczeń podatkowych.